Automatisierung des kompletten Buchungsprozesses im Web
Bei diesem Projekt ging es darum eine Web App für unseren Kunden mit einem DJ-Booking Unternehmen (life is music GmbH) zu erstellen. Der Geschäftsführer wünschte sich, dass er selbst und seine Mitarbeiter nicht mehr so viel Zeit mit der Anfragenverarbeitung verbringen müssen. Zuvor musste der Geschäftsführer aufgrund eines fehlenden klaren Prozesses mit Unterstützung durch Software sehr oft selbst ins Alltagsgeschäft eingreifen.
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Strukturierten & klaren Buchungsprozess etablieren mit Integration ins CRM
Die Herausforderung lag darin die Prozesse genau zu analysieren und erstmal in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Gleichzeitig mussten die Möglichkeiten des CRMs Pipedrive gesichtet werden, auf dessen Grundlage die Lösung aufbaut und dort alle Informationen später zentral verwaltet werden sollen.
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Zentrale Verwaltung aller Informationen über ein CRM
Das Ziel bestand darin dem Kunden eine Lösung zu bieten, welche alle Informationen zentral an einer Stelle zur Verfügung stellt, um den Prozess zu vereinfachen und insbesondere zu automatisieren.
Entwicklung einer Web App mit direkter Integration ins CRM
Alle Informationen zentral verfügbar- Leicht verständlich für Mitarbeiter
- leichter Übergang von altem "Prozess"
Discovery & Bedarfsanalyse
Zunächst wurde der aktuelle Prozess analysiert, welcher mit sehr viel händischer Arbeit (manuelle E-Mail & telefonieren) verbunden war.
1. Mitarbeiter waren fast nur mit Verwaltung der Anfragen beschäftigt
2. Es fehlten immer einige Informationen, die durch das Kontaktformular nicht erfasst wurden
3. Kontaktformular ist recht veraltet und ermöglicht keinerlei Automatisierung
Konzeptionierung & Planung
Die zuvor genannten Punkte von der Bedarfsanalyse dienten als Grundlage für die Planung. Das Konzept bestand aus dem CRM Pipedrive und einer Web App. Die durch die Web App erfassten Daten werden entsprechend automatisch in das CRM eingetragen. Dazu gehört zum Beispiel die Erfassung der benötigten Kilometer zur Location, um die Fahrtkosten zu berechnen. Zusätzlich wurde in Zusammenarbeit mit einem Designer ein simples Konzept für eine neue Oberfläche entwickelt.
Technische Umsetzung
Die Umsetzung fand nach der genauen Planung innerhalb eines Monats statt, sodass unser Kunde die Software schnell in seinen Prozess integrieren konnte. Durch die vollständige Abbildung der Funktionalitäten benötigte unser Kunde nur eine Schulung im neuen CRM. In Zukunft sind noch weitere Features geplant, die weitere manuelle Schritte ersetzen sollen.
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"Endlich habe ich wieder etwas Zeit gewonnen, um an meinem Unternehmen zu arbeiten und kann meine Mitarbeiter mit wichtigeren Tätigkeiten betrauen. Unser Prozess ist deutlich schlanker geworden.“
Geschwindigkeit
Die Software war bereits nach einem Monat einsatzfähig.
Zeit
Zeit um auch wieder am Unternehmen zu arbeiten
Kostenersparnis
Die Entwicklungskosten konnten durch eine gute Planung gering gehalten werden, sodass unser Kunde maximalen Output erhalten hat.